Vi lever og ånder for firmaturer og gruppereiser, og derfor ønsker vi å hjelpe deg med å planlegge en best mulig gruppetur slik at du og dine medreisende får en fantastisk opplevelse.
Men en god gruppetur innebærer presis planlegging og mye organisering, noe som kan føre gir mye jobb til den som sitter ved roret. Kommunikasjon er om alltid nøkkelen til god gruppereiseplanlegging -og her får du gode tips for hvordan firmaturen (eller venneturen) blir minnerik.

Enten det er en privat feiring, vennegjengen som skal på tur, skoleklassen, festferie med venner eller er det mange ting du bør vurdere når du planlegger en gruppetur.

Det kan være stressende å finne ut hvordan du planlegger en gruppereise, så bruk disse gruppereisetipsene for å hjelpe deg med å organisere:

1. Det er aldri for tidlig

Start planleggingen så snart som mulig. Det er aldri for tidlig å sende den innledende planleggings-e-posten for å angi datoer, velge et sted og starte «et buzz» for alle som skal delta.  16 til åtte måneder i forveien er ideelt.

2. Ha en reiseleder (eller to)

I en ideell verden kan du organisere en gruppereise som en gruppe. Men realistisk sett er det best å utnevne en gruppeleder eller to, slik at noen konkret har ansvaret med å holde en rød tråd for reisen.

Hvis det virker litt mye å ha én person som leder, kan du også ha forskjellige personer som har ansvaret for ulike aspekter av gruppeturen. For eksempel én person for overnatting, én for å forske på aktiviteter og ting å gjøre, osv. Dere kan fortsatt diskutere og bli enige om de endelige valgene som gruppe, men det vil bety at alt arbeidet ikke gjøres av én person og at alt blir organisert!

Spill etter styrkene til gruppemedlemmene dine. Hvis det er noen som elsker planlegging, så la dem gå foran (men støtt dem hvis de ber om hjelp selvfølgelig!), og hvis du er ubesluttsom, utnevne en beslutningstaker eller ha en metode for å ta beslutninger.

Det er lettere å sortere alt dette rett i begynnelsen og det er viktig å huske at reiser med flere krever reservasjoner og tilrettelegging på et helt annet nivå enn om 2 reiser på partur.

3. Bli enige om et budsjett

Et av de vanskeligste punktene ved planlegging av gruppereiser er ofte budsjettet, fordi folk – eller avdelinger innad i bedriften – kan ha veldig forskjellige ideer om hvor mye penger de liker å bruke når de er på reise.

Som gruppe bør dere bli enige om et budsjett for reisen og deretter overholde det i respekt for alle som deltar.

For bedrifter som dekker hele eller store deler av reisen for de ansatte er det viktig med forutsigbarhet under gruppeturen og i vårt byrå har vi bistått alle typer budsjetter. For oss er det like viktig at kundens budsjett overholdes som at opplevelsene innfris – og derfor sier vi heller nei om vi ser at et urealistisk budsjett ikke samsvarer med hva vi mener reisen vil vil koste til syvende og sist.

Reiser dere som vennegjeng eller privat vil hjelpe planleggingsprosessen din enormt å måle alles maksbudsjett før du begynner å lage grove planer. Enda bedre: få budsjettet ditt til å spørre anonymt for å minimere ubehag.

La hver person fortelle hva budsjettet deres er for hver natt som et utgangspunkt, og be så hver av dem gi et forslag om hvor de skal bo. På denne måten er det ikke bare én person som gjør alle de tunge løftene, og du kan se om det er en klar vinner hvis flere personer foreslår samme sted.

Et tydelige maksimalt budsjett basert reisebehov som overnatting , transport og opplevelser vil bety at det ikke er noen overraskelser for noen når det gjelder å betale for gruppereisen!
Selvfølgelig kan noen opplevelser være valgfrie, slik at gruppemedlemmer kan bestemme om de vil delta eller ikke.

Om dere reiser som private, tenk på å ha en delt pott med penger mens dere reiser som en gruppe, spesielt hvis dere bor på overnatting der dere kan kjøpe deres egen mat og drikke og lage mat sammen. Det vil være enklere enn å hele tiden finne ut hvordan du deler regninger på veien.

4. Destinasjonsvalg betyr noe

Om du reiser som privat eller som en firmatur – så kan du anta at du har en variert gruppe mennesker med like varierte interesser. Tenk derfor ut gruppereise destinasjoner som har alle kan samles om.
Budapest har både vingårder og bryggerier, natteliv og en historisk gamleby, luksuriøse spisesteder og høl i veggen hvor man kan spise for en slikk og ingenting. Palma (Mallorca) er den lillle storbyen som innbyr til både shopping, slaraffenliv på strand eller besøk på trendy jetset klubber eller turer med luksuriøse yachter.

Det er vanskelig å gå feil med slike steder som både er allsidig og appellere til ulike behov og forventninger blant deltagerne. Men er det feks vinklubben som skal på tur er det lite som slå en tur til Tokaji , risling land i Østerrike eller franskevinmarker i Bordeaux.

5. Bestill fly og overnatting først

Prisen på flyreiser eller bakketransport vil normalt øke drastisk jo nærmere reisedatoen kommer, pluss at plassen kan fylles opp og større grupper ikke får plass på flyet.

Når du planlegger en gruppereise, er det derfor viktig at du bestiller reisen din tidlig for å få de beste tilbudene og for å sikre nok plass til hele gruppen.

Sjekk om det er en gruppepris du kan dra nytte av hvis du reiser med fly, tog eller veitransport. Finn ut detaljer som hvordan du kommer deg fra flyplassen til overnattingsstedet ditt, og hvordan du skal komme deg rundt – kjipt å velge et billig hotell som krever dyr intern transport til attraksjoner og forlystelser når dere først er på plass.

6. Vurder alternativ overnatting

Å velge hvor du skal bo når du planlegger en gruppereise er en stor beslutning og kan utgjøre en stor forskjell for reiseopplevelsen din. Det vanligste er overnatting på hoteller, men for mindre grupper er det faktisk nødvendigvis det beste alternativet.

Å bo i en leilighet eller et hus som en gruppe gir deg sjansen til å lage gruppemåltider og henge sammen uten å stappe deg inn på ett lite hotellrom! Du kan også bo i noen fantastiske hus og til rimeligere priser enn hoteller enkelte steder.

7. Ha et sted å organisere planer og ta betalinger

Å ha et sentralt sted hvor alle gruppeturmedlemmer kan få tilgang til gruppeturplanen er nøkkelen til å holde alle informert.
– En gruppereiseplanlegger vil bidra til å holde alle på samme side med hva som skjer når og hva de trenger å gjøre. En intern facebook side kan være en enkel måte å nå målet eller om man er en bedrift så kan man gi små drypp på felles kantine eller samlingsplasser så alle får informasjon om reisen og holder seg oppdatert.

I tillegg er det viktig å ha et transparent betalingssystem for å akseptere betalinger, slik at alle enkelt kan betale egenandel om det skal dekkes inn av reisedeltagerne. Ha dette klart når du starter påmeldingen så du unngår alle problemer med å finne ut hvem som skylder hvem hva.

Vi i gruppetur.no bruker den nøytrale og fantastisk enkle påmeldingsappen/siden til www.enroll.no hvor hver enkelt reise får sin egen lille side med informasjon om turen, programmet og ikke minst en super enkel måte å melde inn navn, allergier, passnummer og annet som du som arrangør trenger. Påmeldingslisten kan enkelt tas ut som excel ark slik at du har ett enkelt dokument å forholde deg til.

8. Planlegg!Planlegg!Planlegg!

Nei, du taper ikke spontanitet om du gjør godt forarbeid, det gir faktisk bedre rom for spontane opplevelser om man har «knagger» man har plottet inn i reiseprogrammet.

Aktiviteter og gruppemiddager/måltider må planlegges på forhånd. Restauranter som gjør en pre-fix menyer eller social eating er alltid bedre for store grupper, slik at du ikke venter for alltid på at folk skal bestille osv.
Sett deg inn i de beste tingene å gjøre på den valgte destinasjonen, og vurder å forhånds planlegge noen aktiviteter, spesielt hvis du er en stor gruppe.

Hvis det er noen turer du ønsker å gjøre, kan du kanskje få grupperabatt. Noen ganger må du absolutt bestille på forhånd hvis du har flere enn et visst antall personer, og det ville være synd å gå glipp av noe gruppen virkelig ønsker å gjøre fordi det ikke ble booket raskt nok!

Men ikke vær for ambisiøs og overivrig med planlegging hvert sekund eller hver dag, noen ganger skjer de beste tingene ved en tilfeldighet, og du trenger ikke å legge til stress på gruppeturen din.

9. Ikke være redd for å dele opp gruppen
   Det er OK å stikke ut på egenhånd av og til. Bare fordi du reiser som en gruppe betyr ikke det at du trenger å være klistret sammen hele tiden.
   Oppmuntre deltagerne til å gå ut og utforske på egenhånd fra tid til annen. Legg inn noen tilsiktede pauser mellom all den teambuildingen som garantert vil skje, det vil tjene alle i det lange løp.

Alle vil ha forskjellige ideer om ting du må se eller aktiviteter du må gjøre.

Hvis du ikke kan nå en konsensus, så del opp i henhold til hva alle ønsker å gjøre. Den ene gruppen vil kanskje tilbringe dagen på stranden mens den andre går på museum.

Og ikke vær redd for å gå alene under en gruppetur, hvis det er noe du virkelig vil gjøre og ingen andre gjør. Dette skal være et hyggelig avbrekk for alle deltagere.

10. Gjør programmet tilgjengelig

Når du har planlagt alt, sørg for at gruppen enkelt kan få tilgang til reiseruten. Vi synes den beste måten er å  lage et enkel plan i form av et bilde. Selvsagt kan vi tilby apper og teknologiske løsninger hvor man hele tiden holder reisedeltagerne oppdaterte.

Men vi tenker at det enkle er ofte det beste, og om man har et bilde program – så vil de fleste ha mulighet til å lagre dette på telefonen sin uten avanserte innstalleringer og de kan når som helst gå inn  å lese hva som skjer, se nylige bilder og unngå å søke på e-post etter det.
Hvis folk ikke har tilgang, vil du bare bli overfylt med spørsmål hele tiden. Du trenger ikke å skrive ut hver bar du vil hoppe rundt til i reiseruten, men du må ha den listen et sted lett tilgjengelig.